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Melhor planejar do que remediar

Pode não ser uma das atividades mais prazerosas de um negócio, mas planejar ajuda a encontrar – e mudar – o caminho; que o digam os empresários que não tiveram alternativa que não fosse traçar estratégias

 

 

Um papel com termos complicados, uma tarefa difícil de ser terminada, com um enorme suspiro de alívio ao final, para em seguida ser guardada em uma gaveta e rapidamente esquecida. Se é assim que você vê o planejamento, é menos provável que tenha sucesso como empreendedor. A falta de planos, estratégicos e operacionais, é um dos principais motivos que levam empresas a fechar as portas antes de completar um ano de atividade.

Mas a função do planejamento vai além de definir objetivos e metas iniciais do negócio. Ele ajuda a estabelecer uma visão, garantindo a perenidade da empresa. Para tanto, deve ser revisitado frequentemente, tendo em vista identificar cenários e tendências, para que se possa planejar mudanças e posicionamentos. Além disso, a formulação de estratégias de forma planejada e disciplinada permite o aumento da competitividade e facilita o engajamento dos colaboradores.

“Planejar é essencial na hora de empreender, serve como um norte. É a partir do planejamento que se define e estrutura o que alcançar, como fazer para atingir as metas e quanto vai custar”, resume o consultor do Sebrae, Perseu Bastos.

O master coach trainer Ricardo Gonçalves define o planejamento como um conjunto de conhecimentos que tem por objetivo garantir que empreendedores encontrem, por meio de suas ações, o equilíbrio entre desejo, capacidade e potencial. “É muito comum que os empreendedores estejam conectados ao desejo de empreender e às informações geradas a partir deste desejo. Por outro lado, há aqueles que não se iludem pelo impulso do desejo e ficam presos à ideia de empreender apenas olhando para o aspecto do que sabem fazer. E também acabam tendo uma visão estreita. E por fim há quem se prenda a ideia de linkar o desejo ao potencial de negócio ou de mercado, e aqui também há problema em encontrar o equilíbrio. O ideal é conectar os três pilares”, ensina.

 

Uma direção, não um caminho

Em princípio, planejar pode parecer moroso e burocrático, mas a dupla de profissionais assegura que passa longe disso, e não necessariamente segue a lógica cartesiana. De acordo com eles, há modelos ágeis, inclusive opções digitais, para ajudar na tarefa. O planejamento estratégico pode ser rascunhado em caderno, desenhado em um quadro ou traçado por meio de ferramentas modernas baseadas em design thinking.

“Trabalhando com ferramentas mais modernas, vamos encontrar coisas mais orgânicas. E, portanto, ligadas e conectadas a este mundo ligado em redes. Particularmente gosto do business model of canvas, que é estruturado a partir do pensamento e permite maior mobilidade”, destaca Gonçalves.

Essa mobilidade é importante, uma vez que o “planejamento é uma direção, e não um caminho pronto”, reitera Bastos. E por isso não raro exige ajustes para acompanhar a velocidade das mudanças impostas pelo mercado. “Em algum momento pode acontecer de uma ação não ocorrer como programada, a mídia digital não atingir o objetivo. O importante é não desanimar”, afirma o consultor do Sebrae.

“O mundo em rede se tornou tão mais complexo. A chamada revolução 4.0 da indústria afeta de forma direta as nossas vidas, nossa política e a nossa economia. E é óbvio que afeta o trabalho e a gestão dos negócios. A título de exemplo, antes da revolução 4.0, os dados eram importantes, mas com a internet, eles ganharam status quase de oxigênio dos negócios”, afirma Gonçalves.

 

Não apenas feeling

Se antes a exigência era por conhecimentos em áreas específicas, psicológicas e administração de gestão estratégica, hoje somam-se à lista estatísticas, finanças, economia, tecnologia da informação, marketing, comunicação, inteligência emocional, coaching e mentoria reversa. Ou seja, é preciso que haja interconexão dos dados para definir os rumos e fazer o negócio acontecer. Diante de tamanha complexidade, o planejamento se apresenta como uma importante referência.

“Sem planejamento, os negócios são guiados às cegas, a mercê de fatores externos que vão acontecendo mais depressa, e ficam quase que exclusivamente dependentes da experiência e do feeling desses gestores. Não há problema em apostar na experiência ou no feeling , mas se os dois estiverem afinados com os dados, favorece a tomada de decisões assertivas e justifica eventuais mudanças com maior clareza para colaboradores, diretoria e investidores”, diz o master coach.

 

Resistência
Embora seja quase unânime a ideia de que o planejamento é uma das ferramentas mais importantes para alcançar o sucesso empresarial, gestores e empreendedores ainda se mostram resistentes à tarefa. “Existe a preocupação, mas há um abismo para a ação”, diz Bastos. E essa resistência tem ao menos três possíveis fatores: cultural, psicológico e educacional.

A cultura do medo e da subordinação está enraizada nas empresas brasileiras e nas relações profissionais, bem como o famoso ‘jeitinho brasileiro’. “No contexto do trabalho, nos relacionamos de forma hierarquizada, e isso prejudica o entendimento de que planejamento tem a ver com envolvimento e engajamento dos colaboradores para a execução. E vamos empurrando com a barriga”, cita Gonçalves.

Entre os aspectos psicológicos, o master coach cita a falta de autoconhecimento. Para ele, ainda investe-se muito na formação acadêmica e explora-se pouco o lado humano. “Um profissional não faz só o que gosta. À medida que consegue trabalhar internamente os motivadores para fazer o que o negócio exige, e não só o que o prazer reclama. Também é preciso entender que nem tudo que está na cabeça é exequível e que às vezes é preciso buscar soluções profissionais”.

Por fim, falta conhecimento com viés prático. “Há resistência, porque não se sabe planejar, executar e dar acompanhamento ou se tenta fazer tudo com a falsa ideia de que é difícil, justamente por falta de conhecimento”, resume o coach . Neste caso, a dificuldade está atrelada ao velho modelo escolar de replicar conteúdo. “Não se exercita a capacidade criativa, e aí estruturar um projeto parece mesmo mais complicado do que é”, completa Bastos.

“Na hora de empreender parece que tem muita gente conectada à hora do recreio. Trabalha, trabalha, trabalha, mas fica esperando a hora do recreio. E muito do que efetivamente a gente vai encontrar na história de grandes empreendedores é que tudo o que eles faziam, mesmo que fosse difícil, era como se fosse um grande recreio. Não havia a expectativa que acabasse a parte chata para começar a legal”, exemplifica Gonçalves.

 

Do papel à prática

Um dos maiores desafios das empresas é executar o planejamento estratégico. No papel, os objetivos costumam soar mais claros e simples do que na prática. Perceber como cada ação aproxima – ou afasta – os executivos do plano é uma tarefa difícil. Para facilitar o processo, a dica é estabelecer prazos de curta, média e longa duração. E neste momento é importante levar em consideração as particularidades do negócio e do setor.

“Definição de prazos depende do negócio. No setor de Tecnologia da Informação, por exemplo, as mudanças são velozes, três meses são muito tempo. Já o mercado de eventos tem um outro tempo. O Rock in Rio, por exemplo, acontece a cada dois anos. É esse o período que os organizadores têm para pensar o evento. Ou seja, a dinâmica varia. É preciso entender esse tempo”, explica Bastos. “A sazonalidade precisa ser considerada, inclusive em termos de comportamento do consumidor”, completa Gonçalves.

 

Ajustes e expansão

Com demanda maior do que o espaço físico, a Marbô deve ganhar uma segunda loja no segundo semestre do ano que vem. Especializada na venda e locação de vestidos de festas e noivas, a ideia é dividir os segmentos em dois endereços, uma vez que a última reforma no prédio na avenida XV de Novembro – entre dezembro de 2018 e janeiro de 2019 – já não contempla a crescente procura da clientela.

“Fizemos uma ampliação e aumentamos o número de salas de atendimento a noivas, mas ainda temos dificuldade com os agendamentos, principalmente aos sábados, quando a procura é maior. Estou deixando de faturar por falta de espaço”, lamenta a diretora, Sirley Mazur.

Para solucionar essa questão, ela estuda ‘transferir’ o segmento de noivas para outro endereço. No entanto, sabe que a abertura de uma unidade significa investimentos e contratações. E é por isso que a ideia já começa a ser colocada no papel, dentro do planejamento para 2020.

“Quando abrimos a Marbô, fizemos um plano de negócios para estruturar equipe e finanças. Mas naquela época ainda não sabia que o planejamento era tão importante em uma empresa, tanto para iniciar o negócio quanto para mantê-lo e fazer crescer. Hoje sei dessa importância”, afirma a diretora.

 

Produção própria

E o aprendizado foi na prática. Quando inaugurou a loja, há quase três anos, Sirley sabia os públicos que queria atingir e tinha conhecimento sobre os trajes adequados a cada um. Nas araras não faltavam vestidos deslumbrantes para as mais diversas ocasiões. Porém, não raro, uns agradavam na cor, outros no modelo.

“Comprávamos os vestidos prontos. E às vezes a cliente gostava da parte de cima de um, mas queria a parte debaixo de outro. Foi a partir daí que decidimos criar a marca própria e passamos a confeccionar. Hoje temos costureiras e bordadeiras na equipe, também composta por consultores de festas e noivas”, conta.

Outro serviço que precisou ser ‘absorvido’ foi o de lavanderia. No primeiro ano, Sirley terceirizava a lavagem dos vestidos após a locação. E o resultado nem sempre era o esperado. O receio em danificar as peças ‘limitava’ o uso de produtos no processo de lavagem. O jeito foi desenvolver um sabão e trazer a lavanderia para dentro da Marbô.

“O planejamento ajuda a entender o mercado, dá parâmetros para comparativos e traçar as ações ou fazer ajustes necessários no negócio de forma mais assertiva. Acontece também de planejar algo, mas o mercado não se comportar da maneira esperada, então, é preciso se ajustar”, diz a diretora.

Ela conta que este ano, por exemplo, tem sido atípico. Os tradicionais meses de maior procura por trajes de festa não alcançaram o faturamento esperado. Por outro lado, os períodos considerados fracos tiveram desempenho acima do normal. “Além da sazonalidade do calendário de eventos, essas particularidades precisam ser consideradas na hora fazer o planejamento do próximo ano para que você consiga reagir e traçar ações”, conclui.

 

Do improviso à excelência

Da marcenaria improvisada nos fundos de uma chácara à empresa referência em móveis planejados, a trajetória da Betoni Móveis já dura sete anos. Trajetória, até agora, essencialmente alicerçada no instinto de Rafael Betoni. Só recentemente as atenções dele se voltaram à necessidade de um planejamento estratégico. “Sou empreendedor, não administrador. Aumentei a produção, conquistei clientela, hoje faço somente projetos de arquitetos, bati metas de faturamento. Porém, percebi que estava colocando a empresa em risco, porque o crescimento não estava sendo planejado”, assume Betoni.

O desejo de empreender era antigo e ganhou um ‘empurrãozinho’ após uma frustração como consumidor. Na época, recém-casado, Betoni contratou uma empresa para fazer os móveis do apartamento. O resultado não foi o esperado. Decidiu, então, investir na fabricação de móveis, mesmo sem noção de marcenaria. O conhecimento inicial veio de pesquisas na internet. Por quase três anos, trabalhou de forma improvisada nos fundos da chácara dos pais. A confiança no potencial do mercado e na rentabilidade do negócio, no entanto, o levou a vender o apartamento para investir na empresa. O primeiro passo foi a compra de equipamentos e a mudança para um barracão na avenida Carmem Miranda. Depois vieram as primeiras contratações.

No início de 2015, prevendo um cenário econômico pouco favorável, decidiu ‘recuar’. Mudou para um imóvel menor, na mesma avenida, e reduziu a equipe de cinco para três pessoas. “Ficamos eu, o marceneiro, que na época era meu sócio, e um ajudante”, conta.

 

Meta batida, novo endereço

Mesmo assim traçou uma meta ousada de faturamento mensal. Para batê-la, apostou na parceria com profissionais de arquitetura. As primeiras tentativas de contato foram difíceis, mas a abertura veio por meio de insistência e solidariedade. Em setembro de 2015 bateu a cifra almejada e em dezembro mudou novamente de endereço. O divisor de águas foi a contratação para o projeto de um renomado escritório de arquitetura para a Evoa, aceleradora de startups. “Foi um desafio, mas até hoje estamos colhendo os frutos”, comemora o empresário, que viu a procura pelos serviços aumentar significativamente, a ponto de ter que buscar um espaço maior para comportar a produção e os novos equipamentos. Há um ano a empresa funciona em um barracão de 720 metros quadrados também na avenida Carmem Miranda.

No entanto, a crescente demanda acendeu um alerta. Betoni não tinha problemas para fechar contratos, mas a produção começou a preocupar. Mesmo com uma equipe de 12 profissionais, a fabricação não andava no mesmo ritmo das contratações. “Isso começou a me preocupar porque teria problema se não conseguisse cumprir os prazos ou baixasse a qualidade. Percebi que precisava organizar a empresa e planejar as ações”, conta o empresário.

O primeiro passo foi a contratação de um software que passou a ‘tomar as decisões’ de fabricação que antes estavam a cargo dos marceneiros. Com a padronização do processo, a equipe foi reduzida para cinco pessoas e ainda assim a produção dobrou. Uma profissional foi contratada para organizar e profissionalizar a gestão da empresa, bem como ajudar no planejamento estratégico.

“Iniciamos a estruturação há três meses, e conseguimos ajeitar alguns processos, como a folha de pagamento e estoques. Quero iniciar 2020 com o sistema organizado”, diz Betoni. O empresário também estabeleceu metas de crescimento sólido e desta vez quer tudo devidamente planejado para evitar transtornos.

 

Profissionalização
A supervisora administrativa Letícia Zebini Rodrigues entrou para o quadro de colaboradores da Horus Cervejaria em agosto. Foi contratada com a missão de organizar a empresa que está no mercado desde julho de 2018. “Depois de um ano funcionando, sentimos a necessidade de ter uma pessoa com a qualificação para profissionalizar a gestão. Ela traz bagagem e certamente tem a agregar. Afinal não dá para contar só com a sorte”, diz o sócio Jules Mazini Sacchi.

A Horus é uma fábrica-bar idealizada por Jules e o irmão Mairon Mazini Sacchi, ambos apaixonados por cervejas artesanais. São 12 torneiras de chopes, sendo sete produzidos na própria fábrica e cinco de convidados. O bar consome 80% da produção da fábrica, que hoje está estimada em nove mil litros por mês. Os outros 20% são comercializados em três pontos fixos e em eventos.

De acordo com Sacchi, no primeiro ano da cervejaria as ações eram traçadas de forma empírica.  Tudo era estruturado na cabeça dos dois, mas nem sempre essas informações chegavam de forma efetiva para os colaboradores. “Um dos objetivos é alinhar o pensamento da equipe com o nosso”, diz o empresário.

Os outros são alcançar as metas de crescimento e conquistar o Selo de Qualidade no Turismo do Paraná. Para chegar lá, o caminho é longo, mas começou a ser trilhado com a chegada da supervisora. “Minha função é ajudar na organização e na estruturação do planejamento estratégico”, resume Letícia.

“Queremos qualificar e profissionalizar a gestão para crescer. E até agora não estamos totalmente alinhados”, reconhece o empresário, que também espera que este novo momento da cervejaria resulte em premiações aos rótulos da Horus.

 

Novos empreendedores

A ideia era apenas investir e ter uma segunda fonte de renda. Entretanto, a vida do casal Lucas Bagini e Monika Rosnoski mudou radicalmente neste segundo semestre. Os dois abriram mão dos empregos como engenheiro agrônomo e administradora de empresas para se tornaram empreendedores. No final de agosto eles inauguraram o quiosque da L’Occitane no shopping Maringá Park. “Era o sonho da minha esposa ter um negócio próprio. Dias depois de assinarmos o contrato com a  L’Occitane, percebemos que teríamos que nos dedicar totalmente ao negócio para fazer dar certo. Então deixamos nossos empregos e decidimos entrar juntos no negócio. Do primeiro contato com a L’Occitane a inauguração foram apenas 50 dias”, conta Bagini.

E menos de três meses após trazerem a marca para Maringá o casal já prepara o início das atividades de uma nova operação: a Moncloa. Serão duas unidades de tea boutique, uma em Maringá e outra em Londrina. As inaugurações estão previstas para 17 de novembro e 1º de dezembro, respectivamente. “O nosso planejamento inicial não foi o ideal. É que as oportunidades de franquia apareceram e decidimos agarrar. A força das duas marcas também ajudou a conseguir os espaços nos shoppings”, comenta.

Se a mudança de vida não foi planejada, a gestão dos negócios tem sido. Para conciliar a administração da L’Occitane e os preparativos para as inaugurações da Moncloa, a rotina do casal começa às 8 horas e vai até a meia-noite nos sete dias da semana. Só assim para dar conta do cronograma de ações e estratégias planejadas semanalmente. O planejamento inclui desde uma simples escala de folga, passando por questões operacionais às finanças.

“Planejar é importante no empreendedorismo. Traçamos metas para a semana, mas também temos planos para os próximos três meses e para o ano que vem, já que a nossa ideia é expandir as operações. Porém, planejar só não é suficiente. É preciso executar as tarefas, e executar bem”, diz o empresário.