De repente a casa virou escritório e é preciso cumprir horários, manter a produtividade e conciliar reuniões virtuais; segurança dos dados exige proteção extra Nas últimas semanas, salas, cozinhas e até os quartos das residências se tornaram ambientes corporativos em todo o planeta. Computadores, celulares, documentos comerciais e contratos agora fazem parte do cenário familiar. A pandemia do novo coronavírus trouxe uma nova realidade de vida, que refletiu na mudança de cultura do ambiente corporativo a partir da implementação do trabalho remoto, o home office. As empresas que podem, devem continuar com as equipes trabalhando em casa para reduzir a circulação de pessoas e evitar a contaminação. Embora permitida pela legislação trabalhista, essa atividade ganhou destaque neste momento, e está sendo adotada tanto por empresários e colaboradores até por terceirizados, prestadores de serviços e profissionais liberais. Gestão de atividades, engajamento e confiança entre gestor e funcionário são os principais desafios do trabalho remoto, de acordo com Renan Rossi, diretor na Dinâmica Consultoria, empresa júnior de Engenharia de Produção da Universidade Estadual de Maringá (UEM). “Tenha o seu espaço, organize um lugar separado para trabalhar, se possível longe da cama ou sofá, e minimize as distrações. Uma dica é utilizar a ferramenta ‘Não perturbe’ do celular. Crie uma rotina, estabeleça horário fixo para trabalhar e faça intervalos para não se desgastar. Além disso, tomar banho e trocar de roupa espantam a preguiça e dão sensação de mais produtividade. Outra dica é organizar as tarefas: faça checklist e planeje as tarefas do dia seguinte e da semana”, ressalta Rossi. A tecnologia contribui para manter gestores e colaboradores conectados, como o Pipefy. “Essa ferramenta conecta cards de diferentes departamentos para colaboração em equipe, automatiza tarefas repetitivas e manuais, criando fluxos de trabalho automatizados, cria base de dados com as informações importantes e gera relatório dos processos sem complicações”, explica Rossi. Outra opção é o Monday.com, ferramenta de assinatura que integra a equipe de trabalho e gerencia tarefas e projetos. “É possível nomear encarregados e acompanhar o status e a data de entrega, gerenciando a carga de trabalho da equipe, automatizando o fluxo de trabalho e facilitando insights exibindo dados de forma fácil para assimilar e entender”, destaca. Já o Trello mostra uma visão geral de quem está fazendo as tarefas, ou seja, menos e-mail, menos reuniões, mais produtividade. Ele organiza as informações e acompanha tarefas por meio de listas. Para reuniões online, podem ser utilizados os aplicativos Google Duo, Zoom Cloud Meetings, Microsoft Teams, Skype e Hangouts Meet. Home office para clientes A Sistemar Tecnologia sempre utilizou o trabalho remoto com parte da equipe. Com a pandemia, durante várias semanas 100% do efetivo ficou em home office. No final de abril, parte da equipe retornou ao trabalho na empresa, em sistema de revezamento. “De modo geral, nosso mercado não estava acostumado, e nem a gente, a ficar todo dia em casa, trabalhando sem ver o vendedor, sem ver a área de suporte durante vários dias”, explica o CEO Anderson Stefani. De acordo com ele, o WhatsApp tem sido essencial para manter a empresa conectada aos colaboradores e clientes. “Fizemos grupos de WhatsApp específicos, como o do Comitê do Coronavírus, para discutirmos se há novidades, além do grupo dos heads com os diretores, e o grupo geral da empresa, onde comunicamos as decisões de maneira rápida”, explica. Para manter a proximidade, a empresa usou a criatividade e implantou um café online. É um momento de descontração em que toda a equipe se conecta por chamada de vídeo por cerca de dez minutos e conversa sobre qualquer assunto que não seja o trabalho. Além do desafio de manter a equipe focada, a Sistemar Tecnologia teve o importante papel de auxiliar os clientes a implantar o home office. “Houve uma demanda gigante para que nossos clientes conseguissem ter seus funcionários trabalhando em home office. Muitos não estavam preparados para que cem, 200 colaboradores trabalhassem em casa. Como acessar as planilhas e informações de casa, e o principal, de maneira segura? O problema maior é quando isso está suscetível a problemas de invasão e roubo de dados”, afirma. Proteção de dados Para que o home office seja produtivo e seguro, é necessário atenção com o uso dos dispositivos eletrônicos. Tais cuidados devem ser comunicados aos colaboradores, caso o empregador não possua uma política de conduta ética estabelecida. De acordo com a advogada Deborah Francielle Polsaque Alves, que tem certificação em compliance e anticorrupção, o primeiro cuidado é separar os dispositivos eletrônicos de uso doméstico dos de uso corporativo, notadamente quando contenham dados pessoais de clientes e informações sobre a movimentação corporativa. “É comum que crianças e adolescentes baixem jogos, aplicativos ou abram e-mails ou sites em computadores e celulares que parecem inofensivos, porém, possuem políticas para acessar banco de dados, instalação de vírus, entre outras práticas que permitirão o acesso aos dados privados, algumas vezes por hackers”, destaca a advogada. Outro cuidado é a instalação de senhas para o acesso aos dispositivos eletrônicos de trabalho. As senhas não devem conter datas de aniversários, celebrações de casamento e placas de carro, por exemplo, e não devem ser escritas em local físico. Para não esquecer, a dica é anotar em agendas virtuais em nuvem. Além disso, os programas de softwares dos dispositivos e seus devidos antivírus originais devem ser atualizados. Outro fator de grande importância é a alteração frequente da senha wi-fi da residência que, muitas vezes, é compartilhada com prestadores de serviços ou visitantes não frequentes, e isso faz com que a rede de internet residencial se torne vulnerável. “Entre as opções atreladas à segurança da informação, privacidade dos dados dos clientes e da atividade corporativa, sugere-se a utilização da ‘Rede Privada Virtual’, que possibilita a integração de dispositivos remotos às redes corporativas de forma segura pelo qual um colaborador em home office terá acesso a uma rede interna com o tráfego de informações criptografados”, frisa Deborah. Segundo ela, há ainda os navegadores da internet e e-mail criptografados. “Eles podem ajudar a mitigar os riscos na atividade desenvolvida em home office e nas reuniões virtuais”, finaliza. Renan Rossi, diretor na Dinâmica Consultoria: “crie uma rotina, estabeleça horário fixo para trabalhar e faça intervalos para não se desgastar” Sistemar Tecnologia criou grupos de Whats exclusivos para este período e adotou café por vídeo com toda a equipe, conta o CEO Anderson Stefani Deborah Francielle Alves, advogada: trocar senhas de wi-fi e não adotar senhas com datas de aniversário e placas de carro ajudam a proteger dados Rotina no home office Existem três pontos principais para manter uma rotina produtiva e eficaz no home office, de acordo com a master coach Sandrely Gavioli. O primeiro é fazer um acordo consigo e com a família. “É preciso ter clareza do horário que o profissional vai começar o expediente, e deixar claro para as pessoas que estão na casa a rotina que será cumprida e os motivos pelos quais é necessário o apoio de todos. Se não pactuar, as chances de sofrer interferências, se estressar e desistir, serão grandes”, afirma. A segunda peça-chave é a mudança de padrão. Sandrely explica que trabalhar em casa é uma realidade, estar em casa à vontade é outra. “São rotinas diferentes, que exigem padrões de comportamento, banho, roupa, calçado, postura, onde ficar e quando comer. Esses detalhes dão significado para o cérebro e ele entende se é hora de descanso e distração, ou de foco e produção. Faça o cérebro entender que você está trabalhando, independente do lugar físico”. O terceiro ponto é eliminar distrações. “Sons externos, eletrodomésticos ligados, movimentação das pessoas, celular, dinâmica doméstica… busque rituais e tome providências para que na hora do trabalho, no momento pactuado com a família, o profissional não seja interrompido por nada”, acrescenta. As reuniões se tornaram ainda mais populares neste período de pandemia, pois são práticas, eficientes e econômicas. Mas também exigem regras de etiqueta. É importante buscar um cenário de pouca informação e que demonstre conexão com a situação, além de vestir-se adequadamente. Ao entrar na reunião, é de bom-tom identificar-se, cumprimentar a todos e deixar o microfone no mudo enquanto não está falando. Se o microfone estiver ligado, a dica é fazer anotações em papel, pois o barulho do teclado pode ser inconveniente para os participantes. Sandrely também frisa que o celular deve estar no modo silencioso e fora do alcance de visão. Também não é o momento para fazer refeições, água e café são o suficiente durante uma reunião online. “Faça contribuições relevantes durante a reunião em home office, pois o tempo e a atenção no mundo online são ainda mais preciosos e caros”, finaliza. “Busque rituais e tome providências para que na hora do trabalho, no momento pactuado com a família, o profissional não seja interrompido por nada”, pontua a master coach Sandrely Gavioli

Empresários implantam, com urgência, soluções de comércio eletrônico, enquanto empresas híbridas ou virtuais aproveitam a oportunidade para avançar Adaptar o site para vender cestas de café da manhã foi o primeiro passo da Marco’s Padaria Gourmet rumo ao comércio eletrônico. A iniciativa aconteceu há sete anos, quando a empresária Márcia Aurélia Favoretto Costa Rocha percebeu o potencial do e-commerce para o negócio. Com os bons resultados também decidiu cadastrar itens do cardápio no iFood, um marketplace de delivery. As duas estratégias passaram a representar 6% do faturamento. O passo seguinte veio com os desafios provocados pela pandemia do novo coronavírus. “Um decreto municipal proibiu o atendimento presencial da padaria por algumas semanas. Foi então que os clientes começaram a pedir pela entrega de produtos. Agora retomamos às atividades, mas não podemos permitir o consumo na loja”, cita Márcia. Para contornar a situação, a padaria disponibilizou telefone e WhatsApp, e organizou o serviço de entrega. “Só que o atendimento a distância exige muito tempo e as taxas cobradas pelo marketplace são altas. Por outro lado, estávamos com uma demanda crescente que reforçava a importância de ganhar eficiência, agilidade e escala nas vendas online. Além disso, a expectativa é que o comércio eletrônico permaneça significativo após a pandemia”, avalia Márcia. Diante disso, a empresária contratou com urgência uma empresa para desenvolver um sistema próprio de delivery. “Acrescentamos o mix de produtos no site e integramos um aplicativo. Ainda estamos em fase de implementação e aprendizagem, mas em breve estaremos prontos e estruturados para o universo digital”, garante. Um passo à frente Empresas que estavam com e-commerce mais estruturado atravessaram o isolamento social sem se deparar com a ameaça à sobrevivência do negócio. É o caso da Roberta Peixoto Company, que atua na área de estética e há seis anos ingressou no ambiente digital, tornando-se empresa híbrida por oferecer cursos online, loja virtual, atendimento e treinamentos presenciais. De acordo com o sócio Leonardo Ceccarelli, a mudança do físico para o online ocorreu de forma gradativa e, atualmente, o e-commerce representa 50% do faturamento. “A tendência é aumentar esse percentual, porque nesta pandemia as pessoas experimentaram o ensino a distância e, provavelmente, ficarão mais abertas a usufruir da comodidade do método. Inclusive nas últimas semanas oferecemos cursos online gratuitos para incentivar essa experiência e, neste mês, vamos lançar uma plataforma internacional com cursos em inglês e espanhol”. Como começar? Para auxiliar empresários que almejam ampliar o negócio para o ambiente virtual, o gerente de produtos da AnyMarket, André Sanchez e Silva, sugere como primeiro passo conhecer e escolher os canais adequados para o perfil da empresa e depois fazer uma experiência inicial em marketplace. “Neste tipo de plataforma, as taxas são cobradas só se houver a venda, o que é uma oportunidade para observar o que muda do mundo físico para o online. E quando estiver mais preparado, o empreendedor pode investir em loja própria, afinal, é interessante não depender de um único canal”. Entre os erros comuns dos iniciantes, Silva cita o cálculo financeiro incompleto, porque os custos de uma operação digital são subestimados. “Essa falta de atenção pode levar a prejuízos sérios. Por exemplo, no e-commerce o cliente tem até sete dias para se arrepender da compra e devolver o produto, sem ônus. O custo do estorno tem de ser absorvido pela empresa”, alerta. Outra falha financeira, segundo ele, é supor que o e-commerce é menos custoso do que a loja física. “Os custos são diferentes, mas existem. Claro que dá para ingressar no ambiente virtual com pouco investimento, mas conforme a venda ganha escala, é preciso recursos para se estruturar”, comenta. Outra situação que facilita a incidência de erro é cadastrar produtos em dois ou três marketplaces ao mesmo tempo. “É muito positivo atuar em vários canais, mas a operação fica complexa. Para manter a eficiência da gestão, é importante investir em uma plataforma de gestão para vendas em marketplace, que tem capacidade para gerenciar e integrar cadastros em mais de 30 canais de venda”, orienta. Novos hábitos devem manter crescimento acelerado Na contramão da crise econômica provocada pelas medidas de contenção da pandemia, o comércio eletrônico tem apresentado resultados positivos e perspectiva de crescimento acelerado. Alimentos, bebidas, saúde e higiene pessoal são os segmentos que mais se destacam, com aumento de 180% nas vendas desde 12 de março, segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico (Abcomm). O especialista em e-commerce e CEO da ODG Group (Oliver Digital, Anyshop e Shopse), Patrick Alves de Lima, tem constatado aumento de 40% nas vendas online dos clientes. “Durante o isolamento social, os consumidores, inclusive da terceira idade, desfrutaram da comodidade e facilidade de comprar online pela primeira vez e a tendência é que incorporem esse hábito, trazendo perspectiva positiva para os próximos anos”. Lima ressalta que especialistas preveem que a Quarta Revolução Industrial, impulsionada por esse contexto, vai acelerar o processo de transformação digital. “Para ingressar nessa tendência, será fundamental que o empresário busque soluções tecnológicas e se adapte o quanto antes às mudanças de comportamento do consumidor”, reforça. Ele cita que a pesquisa TIC Domicílios, feita pelo Comitê Gestor de Internet no Brasil (CGI.br), indica que o país conta com 126 milhões de usuários, o que significa 70% da população conectada. Apesar do cenário promissor, o especialista diz que estruturar loja online exige tempo e dedicação, porque é preciso executar etapas de adequação: escolher o fornecedor de software (plataforma de e-commerce), cadastrar produtos, contratar profissionais ou agência de marketing digital, estruturar a logística, contratar ou realocar funcionários para atendimento, controlar  estoque, despachar produto, entre outros. “Todo processo de mudança é desafiador, dá trabalho e exige novos conhecimentos. Sem contar que dependendo da complexidade da loja virtual e da qualidade dos serviços dos fornecedores, exigem-se investimentos que podem variar de R$ 1 mil a R$ 70 mil, em média”, explica Lima.

Entrega em domicílio foi um dos poucos serviços que continuou na ativa durante a paralisação das atividades; quem fazia, se aprimorou, e quem não estava habituado, teve que correr contra o tempo Com cinco lojas em Maringá, Bruno Alex da Silva, sócio do Açaí Beat, implantou o serviço de delivery há três anos em três lojas. Até março, as vendas online representavam de 15 a 25% do faturamento, mas de uma hora para outra, praticamente sem aviso prévio, o delivery precisou assumir o protagonismo. Afinal, durante o período de suspensão das atividades econômicas em virtude da pandemia do novo coronavírus, foi praticamente o que restou para centenas de empresas. Desde que começou a trabalhar com entregas, o Açaí Beat usa o aplicativo iFood e foi de lá que veio uma parceria valiosa para o momento de crise. “Antes recebíamos o pagamento do aplicativo 30 dias após a venda, agora em uma semana já recebemos, além disso, a taxa baixou de 22 para 20%”, explica Silva. Com essas medidas, a empresa não precisou recorrer a empréstimos e ainda espera superar o momento com novos clientes. “Passado o susto de ter que suspender as atividades, logo começamos a traçar estratégias para aprimorar a experiência do cliente com o serviço de entrega”, diz. Uma das medidas foi remodelar o cardápio para facilitar a busca do cliente no aplicativo. “Antes tinha muita opção e o usuário acabava se perdendo, agora ficou mais claro e fácil de navegar”, diz. As embalagens também passaram por mudanças: os copos de açaí são lacrados e vão em um suporte de papelão dentro de uma embalagem de papel, além disso, o cliente recebe um sachê de álcool em gel para garantir a higienização das mãos antes do consumo. “Essa medida nos trouxe gasto extra, mas acreditamos que, sobretudo neste momento, é importante para o cliente perceber nosso cuidado”, diz. Com as medidas para estimular o delivery, durante a pandemia a empresa dobrou o número de pedidos online: as entregas correspondem a cerca de 40% do que seria o faturamento habitual. Para o futuro, o empresário quer ampliar o serviço para duas unidades que ficam em shoppings. “Este momento nos fez enxergar que há possibilidade de tornar o delivery mais expressivo e manter a experiência similar a que o cliente tem em nossas lojas físicas”, diz. Coelhinho na porta de casa Para garantir a doçura da Páscoa, para os clientes e para o empreendimento, Bárbara Fonseca, sócia da Kopenhagen, teve que assumir o serviço do coelhinho da Páscoa e ir de casa em casa levando os ovos de chocolate. As lojas que ficam em dois shoppings estavam preparadas para a melhor época do ano do segmento: foram adquiridos 4,5 mil itens que estavam chegando desde fevereiro, mas a suspensão do comércio pegou todo mundo de surpresa e principalmente quem trabalha com itens sazonais, teve que correr contra o tempo para achar uma alternativa. “A solução foi nos adaptarmos rapidamente para fazer entregas, algo que não fazíamos com tanta intensidade”, revela Bárbara. A primeira atitude foi reforçar a presença da marca nas redes sociais e, assim, conquistar clientes. Deu certo, por meio das vendas online e entrega em domicílio à Kopenhagen permaneceu na ativa. “Parte das entregas foi feita por mim e meu marido, que é sócio da empresa, outra parte terceirizamos”, diz ela, acrescentando que vendeu praticamente todo o estoque. Novo app Quando o assunto é terceirizar a entrega, os aplicativos estão ganhando espaço, é o caso do iFood, Aiqfome, Rappi, Uber Eats e o mais recente na cidade: Zepplin idealizado pelo empresário Acimar Rocha, que era gerente de projetos de Tecnologia da Informação. Há oito anos ele atua no setor de gás, mas avaliando dados de comportamento do consumidor, viu uma oportunidade de lançar um aplicativo que fosse além das entregas de comida pronta. “No final de 2019 percebi que o consumidor estava bem habituado com as compras por aplicativo e que muitos veem vantagens em apps que reúnem várias lojas. Foi aí que surgiu a ideia”, diz. O Zepplin é um aplicativo de marketplace que permite que empresas locais de diversos segmentos consigam se modernizar e competir com grandes varejistas. Pela plataforma é possível comprar gás, itens de conveniência, ração, hortifrútis, presentes e muito mais. “É um investimento baixo para o benefício que o aplicativo oferece como fidelização de clientes, atendimento ágil e uma entrega muito mais rápida e barata do que em um e-commerce, por exemplo”, afirma Rocha. Segundo o empresário, com a pandemia do novo coronavírus e a consequente suspensão das atividades econômicas, muitas empresas ficaram paralisadas sem planejar novas estratégias. “Outras, no entanto, nos procuraram, pois enxergaram a tendência do delivery e viram no aplicativo a oportunidade de mudar a rotina das vendas”, diz. As circunstâncias fizeram com que o lançamento do app fosse antecipado para ajudar o maior número possível de consumidores e empreendedores. Em poucos dias, ele fechou 20 contratos com empresas locais para divulgar seus produtos. “Nosso objetivo é oferecer comodidade e segurança neste momento em que as pessoas precisam ficar muito mais tempo em casa”, diz.